KI-Richtlinie

Gültig für HÄNJES Verlagsdienstleistungen, Hänjes digital, promotionpark und hanseatic dialog. Herausgeber: Geschäftsführung HÄNJES GRUPPE. Geltungsbereich: Alle Gesellschaften, alle Mitarbeitenden, öffentlich einsehbar für alle Stakeholder. Version / Stand: Juli 2026.

Diese Richtlinie erklärt offen und nachvollziehbar, wie die HÄNJES GRUPPE mit Künstlicher Intelligenz umgeht. Sie gilt für alle Mitarbeitenden aller Gesellschaften und ist für Kund:innen, Partner:innen, Bewerbende und weitere Stakeholder frei einsehbar (Intranet und Unternehmenswebsite).

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Arbeitsweise in der HÄNJES GRUPPE spürbar und positiv – das zeigt auch die unternehmensweite Befragung im März 2026, in der 96 % der Mitarbeitenden angegeben haben, KI-Tools künftig (stärker) nutzen zu wollen. Diese Richtlinie schafft dafür einen verlässlichen, rechtssicheren Rahmen, der Innovation und eigenverantwortliches Arbeiten ermöglicht, statt sie zu behindern.

Sie verfolgt drei Ziele:

• Rechtssicherheit: Einhaltung von Datenschutz-, Urheber-, Geschäftsgeheimnis- und KI-spezifischen Vorschriften (insbesondere DSGVO und EU-KI-Verordnung/AI Act).
• Orientierung: klare, verständliche Leitplanken statt langer Verbotslisten – so viel Freiheit wie möglich, so viel Regelung wie nötig.
• Transparenz: gegenüber Mitarbeitenden, Kund:innen, Bewerbenden und Partner:innen wird offengelegt, wie und wofür KI in der HÄNJES GRUPPE eingesetzt wird.

• Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden, Führungskräfte und Auszubildenden von HÄNJES Verlagsdienstleistungen, Hänjes digital, promotionpark und hanseatic dialog.
• Sie gilt für die Nutzung aller KI-Systeme im dienstlichen Kontext – unabhängig davon, ob diese vom Unternehmen bereitgestellt oder eigenständig aufgerufen werden (z. B. kostenlose Webangebote).
• Für externe Dienstleister:innen, freie Mitarbeitende und Auftragsverarbeiter gilt diese Richtlinie entsprechend, sofern sie mit Daten oder Systemen der HÄNJES GRUPPE arbeiten; die Geltung wird vertraglich vereinbart.
• Die Richtlinie ist öffentlich einsehbar, damit Kund:innen, Bewerbende und Partner:innen nachvollziehen können, nach welchen Grundsätzen die HÄNJES GRUPPE KI einsetzt.

Die folgenden fünf Prinzipien gelten für jede Nutzung von KI in der HÄNJES GRUPPE – sie sind bewusst knapp gehalten, damit sie im Arbeitsalltag anwendbar bleiben:

1. Transparenz

Der Einsatz von KI wird offen kommuniziert – intern wie extern. Wo KI-generierte Inhalte nach außen gehen, wird dies kenntlich gemacht, sofern gesetzlich oder nach Treu und Glauben geboten.

2. Verantwortung

KI ist ein Hilfsmittel, keine Entscheidungsinstanz. Für Ergebnisse, die auf Basis von KI erstellt oder getroffen werden, bleibt der Mensch verantwortlich.

3. Sorgfalt

KI-generierte Inhalte werden vor Verwendung inhaltlich geprüft (Richtigkeit, Rechte Dritter, Angemessenheit) – „Human in the loop“.

4. Datenschutz

Personenbezogene und vertrauliche Daten werden nur in dafür freigegebenen, datenschutzkonformen Systemen verarbeitet.

5. Beteiligung

Unsicherheiten, neue Bedarfe oder Bedenken können jederzeit an die in Abschnitt 10 genannten Ansprechpersonen herangetragen werden – ohne Nachteile befürchten zu müssen.

5.1 Aktuell freigegebene Systeme

Um die Anzahl der im Unternehmen genutzten KI-Tools überschaubar und datenschutzrechtlich beherrschbar zu halten, gilt eine bewusst schlanke Tool-Landschaft:

• Microsoft Copilot ist das Standardwerkzeug für allgemeine KI-Anwendungsfälle (Texte, Recherche, Zusammenfassungen, E-Mails, Ideenfindung) und in die bestehende Microsoft-365-Umgebung integriert.
• Die in HubSpot, Asana und Personio bereits enthaltenen KI-Funktionen dürfen im Rahmen der jeweiligen Systemnutzung weiterverwendet werden.
• Für einzelne Positionen mit berechtigtem Interesse und Arbeitsgebiet wurden Lizenzen für ChatGPT und claude.ai bereitgestellt.
• Weitere Tools (z. B. spezialisierte Programmier- oder Analysewerkzeuge) können für einzelne Bereiche freigegeben werden, wenn ein klarer fachlicher Bedarf besteht und die Prüfung nach 5.2 durchlaufen wurde.

Eine aktuelle Liste aller freigegebenen KI-Systeme wird im Intranet gepflegt und ist für alle Mitarbeitenden einsehbar.

5.2 Freigabeprozess für weitere Tools

• Formloser Antrag an die Geschäftsführung mit Angabe des Anwendungsfalls und des Nutzens.
• Prüfung durch IT (technische Sicherheit, Integration) und Datenschutz (AVV, EU-Datenspeicherung, Risikobewertung).
• Entscheidung durch die Geschäftsführung; Aufnahme in die Tool-Liste bei Freigabe.
• Die eigenmächtige dienstliche Nutzung nicht freigegebener KI-Systeme mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten ist nicht gestattet.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in KI-Systemen unterliegt der DSGVO. Es gelten folgende verbindliche Grundsätze:

• In nicht ausdrücklich freigegebene KI-Systeme dürfen keine personenbezogenen Daten von Mitarbeitenden, Kund:innen, Bewerbenden oder sonstigen Dritten eingegeben werden.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), z. B. Gesundheitsdaten, dürfen grundsätzlich nicht in KI-Systeme eingegeben werden – auch nicht in freigegebene Systeme, sofern keine gesonderte Rechtsgrundlage und Freigabe vorliegt.
• Geschäftsgeheimnisse, Vertragsinhalte, unveröffentlichte Finanzzahlen und Kundendaten dürfen ausschließlich in Systemen verarbeitet werden, für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) besteht und eine EU-Datenspeicherung gewährleistet oder vertraglich abgesichert ist.
• Für alle freigegebenen KI-Systeme, die personenbezogene Daten verarbeiten, liegt ein AVV nach Art. 28 DSGVO vor; dies wird im Rahmen des Freigabeprozesses sichergestellt.
• Im Zweifel gilt: Im Zweifel nicht eingeben, sondern bei der/dem Datenschutzbeauftragten nachfragen.

• KI-generierte Texte, Bilder oder Auswertungen sind vor Verwendung auf inhaltliche Richtigkeit zu prüfen; KI kann falsche oder erfundene Angaben erzeugen („Halluzinationen“).
• Bei der Nutzung von KI zur Erstellung von Inhalten, die an Kund:innen oder die Öffentlichkeit gehen, ist zu prüfen, ob Rechte Dritter (z. B. Urheberrechte) berührt sind.
• Werden Inhalte überwiegend automatisiert erstellt (z. B. KI-generierte Bilder oder synthetische Medien), ist dies dort kenntlich zu machen, wo dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder die Transparenzerwartung der Zielgruppe dies nahelegt.
• Die inhaltliche und rechtliche Verantwortung für veröffentlichte oder weitergegebene Inhalte liegt unabhängig vom Erstellungsweg bei der jeweils verantwortlichen Person.

Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung gegenüber Mitarbeitenden, Bewerbenden oder Kund:innen werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen (Art. 22 DSGVO).

Das betrifft insbesondere den Einsatz von KI-Funktionen in Personio (z. B. bei Bewerbungsvorauswahl oder Leistungsbeurteilung) und in HubSpot (z. B. bei automatisierter Bonitäts- oder Kundenbewertung). KI-Auswertungen dürfen als Unterstützung herangezogen werden, die Letztentscheidung trifft stets ein Mensch.

• Verbotene Praktiken nach Art. 5 AI Act (z. B. Social Scoring, manipulative KI-Systeme, biometrische Echtzeit-Überwachung im öffentlichen Raum) werden in der HÄNJES GRUPPE nicht eingesetzt.
• Bei Interaktion mit KI-Chatbots (z. B. auf der Unternehmenswebsite) wird gegenüber Nutzer:innen offengelegt, dass sie mit einem KI-System kommunizieren (Transparenzpflicht Art. 50 AI Act).
• Mitarbeitende, die KI-Systeme nutzen, erhalten im Rahmen des Weiterbildungskonzepts (Train-the-Trainer, siehe Abschnitt 11) die notwendige KI-Kompetenz entsprechend Art. 4 AI Act.
• Sollten künftig KI-Systeme mit höherem Risikoprofil (z. B. im Personalbereich) eingeführt werden, erfolgt vorab eine gesonderte Risikoprüfung und ggf. Konformitätsbewertung.

Begleitend zu dieser Richtlinie stellt die HÄNJES GRUPPE ein niedrigschwelliges Weiterbildungsangebot bereit (Train-the-Trainer-Konzept, Kurzleitfäden, Erklärvideos). Ziel ist, dass alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Vorwissen sicher und selbstbewusst mit den freigegebenen KI-Systemen arbeiten können.

• Bei inhaltlichen Fragen zur Nutzung: die/der Multiplikator:in des eigenen Bereichs.
• Bei datenschutzrechtlichen Fragen oder Verdacht auf einen Datenschutzvorfall: die/der Datenschutzbeauftragte, umgehend.
• Bei Vorschlägen für neue Tools oder Anwendungsfälle: formloser Kontakt zur Geschäftsführung.
• Meldungen werden vertraulich behandelt; es entstehen keine Nachteile durch eine Meldung in gutem Glauben.

Verstöße gegen diese Richtlinie – insbesondere die Eingabe schützenswerter Daten in nicht freigegebene Systeme – werden im Einzelfall und verhältnismäßig bewertet. Im Vordergrund steht die einvernehmliche Klärung und Nachschulung; arbeitsrechtliche Konsequenzen kommen nur bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen in Betracht.

• Diese Richtlinie tritt zum [Datum] in Kraft und wird mindestens jährlich durch die Geschäftsführung überprüft und bei Bedarf angepasst (z. B. bei neuen gesetzlichen Vorgaben oder neuen Tools).
• Änderungen werden allen Mitarbeitenden kommuniziert und im Intranet sowie auf der Unternehmenswebsite aktualisiert.
• Die aktuell freigegebenen KI-Systeme sind in der separat gepflegten Tool-Liste im Intranet einsehbar.